Méthode : traceur ciblé

Maîtriser la méthode du traceur ciblé et l’utiliser dans sa démarche qualité

La méthode du traceur ciblé fait partie des méthodes mobilisées dans le cadre de l’évaluation de la qualité des ESSMS. Elle permet d’analyser, à partir d’une cible déterminée, la mise en œuvre concrète d’un processus ou d’une pratique au sein de l’établissement ou du service.

Cette formation d’une journée permet aux professionnels de comprendre les principes et les différentes étapes de la méthode traceur ciblé, de s’approprier les outils associés et de s’entraîner à sa mise en œuvre à partir de situations concrètes.

À travers des apports méthodologiques, des études de cas et des mises en situation, les participants apprennent à définir une cible, recueillir et croiser les informations, observer les pratiques, analyser les constats et identifier les actions d’amélioration.

Objectifs de la formation

À l’issue de la formation, les participants seront capables de :

comprendre les objectifs et les principes de la méthode traceur ciblé ;
situer le traceur ciblé dans le dispositif d’évaluation de la qualité des ESSMS ;
identifier les différentes étapes de la méthode ;
définir une cible adaptée au contexte de l’établissement ;
préparer et utiliser les outils nécessaires au recueil des informations ;
conduire les entretiens et observations nécessaires ;
croiser et analyser les informations recueillies ;
identifier les points forts, les écarts et les axes d’amélioration ;
traduire les constats en actions d’amélioration.

Programme de formation

Module 1 — Comprendre la méthode traceur ciblé

Rappel du dispositif d’évaluation de la qualité des ESSMS.
Présentation des différentes méthodes d’évaluation.
Définition et finalités du traceur ciblé.
Place du traceur ciblé dans la démarche d’évaluation.
Différences entre accompagné traceur, traceur ciblé et audit système.
Présentation des différentes étapes de la méthode.
Principes du recueil et du croisement des informations.

Module 2 — Préparer et organiser un traceur ciblé

Définir l’objectif du traceur ciblé.
Identifier et sélectionner une cible pertinente.
Déterminer le périmètre de l’analyse.
Identifier les professionnels concernés.
Repérer les documents et éléments de preuve utiles.
Préparer les entretiens et observations.
Construire ou adapter les outils de recueil.

Exercice pratique : préparation d’un traceur ciblé à partir d’une situation proposée.

Module 3 — Mettre en œuvre le traceur ciblé

Conduire les entretiens avec les professionnels.
Observer les pratiques sur le terrain.
Consulter les documents et éléments de preuve.
Recueillir les informations nécessaires.
Croiser les différentes sources d’information.
Identifier les pratiques maîtrisées et les écarts.

Les exercices pourront notamment porter sur des situations en lien avec :

le circuit du médicament ;
la gestion des événements indésirables ;
la prévention des risques ;
la bientraitance ;
la continuité de l’accompagnement ;
les droits des personnes accompagnées ;
la gestion des plaintes et réclamations.

Module 4 — Analyser les résultats et définir les actions d’amélioration

Analyser et synthétiser les informations recueillies.
Identifier les points forts.
Repérer les écarts et points de vigilance.
Identifier les causes possibles des écarts.
Déterminer les actions correctives ou préventives.
Prioriser les actions.
Intégrer les actions dans le plan d’actions qualité.
Définir les modalités de suivi.
Réaliser un débriefing collectif.

Méthodes pédagogiques

La formation repose sur une pédagogie participative alternant :

apports méthodologiques ;
échanges et questions-réponses ;
analyse de pratiques ;
études de cas ;
exercices pratiques ;
utilisation d’outils et de grilles ;
mises en situation ;
simulation d’un traceur ciblé ;
débriefing collectif.

Les exercices peuvent être adaptés aux activités, aux pratiques et aux problématiques rencontrées au sein de l’ESSMS.

Modalités de suivi et d’évaluation

En début de formation

Recueil des attentes des participants.
Positionnement des connaissances initiales.
Présentation des objectifs et du déroulement de la formation.

Pendant la formation

Questions et exercices d’application.
Études de cas.
Mise en situation autour d’un traceur ciblé.
Analyse collective des constats.
Débriefing des exercices.

À l’issue de la formation

Évaluation des acquis.
Évaluation de l’atteinte des objectifs pédagogiques.
Questionnaire de satisfaction.
Remise d’une attestation de participation.

Une évaluation à distance peut également être proposée afin d’apprécier la mise en pratique des acquis.

Équipe pédagogique

La formation est animée par une intervenante spécialisée en qualité et gestion des risques, disposant d’une expérience de terrain dans les secteurs sanitaire et médico-social et dans l’accompagnement des ESSMS aux démarches d’évaluation et d’amélioration continue.

Accessibilité aux personnes en situation de handicap

Les participants ayant des besoins spécifiques sont invités à les signaler lors de la prise de contact afin d’étudier les adaptations pédagogiques, organisationnelles ou techniques pouvant être mises en place.