Méthode : audit système

Comprendre et mettre en œuvre la méthode de l’audit système dans le cadre de l’évaluation HAS des ESSMS

La méthode de l’audit système fait partie des méthodes mobilisées dans le cadre de l’évaluation de la qualité des ESSMS. Elle vise à apprécier l’organisation mise en place par la gouvernance sur différentes thématiques et à vérifier son appropriation et sa mise en œuvre par les professionnels sur le terrain.

Cette formation d’une journée permet aux participants de comprendre les principes et les différentes étapes de l’audit système, d’identifier les éléments à préparer et de s’entraîner à conduire les entretiens avec la gouvernance et les professionnels.

À travers des apports méthodologiques, des études de cas et des mises en situation, les participants apprennent à analyser l’organisation d’un établissement, rechercher les éléments de preuve, confronter les informations recueillies aux pratiques professionnelles et identifier les points forts ainsi que les axes d’amélioration.

Objectifs de la formation

À l’issue de la formation, les participants seront capables de :

• comprendre les principes et les objectifs de la méthode audit système ;
• situer l’audit système parmi les méthodes d’évaluation des ESSMS ;
• identifier les différentes étapes de la méthode ;
• préparer un audit système à partir d’une thématique donnée ;
• identifier les documents et éléments de preuve pertinents ;
• conduire un entretien avec la gouvernance ;
• recueillir les informations auprès des professionnels ;
• confronter l’organisation définie par la gouvernance aux pratiques observées sur le terrain ;
• identifier les points forts, les écarts et les axes d’amélioration ;
• traduire les constats en actions d’amélioration.

Programme de formation

Module 1 — Comprendre la méthode audit système

• Rappel des principes de l’évaluation de la qualité des ESSMS.
• Présentation des différentes méthodes mobilisées lors de l’évaluation.
• Définition et finalités de l’audit système.
• Place de la gouvernance dans la méthode.
• Articulation entre organisation, documents, pratiques et résultats.
• Différences entre audit système, traceur ciblé et accompagné traceur.
• Présentation des différentes étapes de la méthode.

Module 2 — Préparer un audit système

• Identifier la thématique et le périmètre à analyser.
• Repérer les professionnels concernés.
• Identifier les documents et éléments de preuve disponibles.
• Préparer l’entretien avec la gouvernance.
• Préparer le questionnement des professionnels.
• Identifier les pratiques et organisations à vérifier sur le terrain.
• Organiser le recueil et la traçabilité des informations.

Mise en pratique : préparer un audit système à partir d’une thématique proposée.

Module 3 — Conduire l’audit auprès de la gouvernance et des professionnels

• Conduire l’entretien avec la gouvernance.
• Identifier les orientations et organisations mises en place.
• Rechercher les modalités de pilotage et de suivi.
• Recueillir les éléments de preuve.
• Interroger les professionnels sur leur connaissance des dispositifs.
• Vérifier l’appropriation des organisations et procédures.
• Confronter les éléments présentés par la gouvernance aux pratiques professionnelles.
• Identifier les écarts éventuels entre l’organisation prévue et sa mise en œuvre.

Mise en situation : simulation d’un entretien avec la gouvernance puis d’un échange avec des professionnels.

Module 4 — Explorer les principales thématiques

Les exercices pourront notamment porter sur :

• la bientraitance et l’éthique ;
• les droits des personnes accompagnées ;
• l’expression et la participation ;
• la co-construction et la personnalisation du projet d’accompagnement ;
• l’accompagnement à l’autonomie ;
• l’accompagnement à la santé ;
• la politique des ressources humaines ;
• la démarche qualité ;
• la gestion des risques ;
• la gestion des événements indésirables ;
• la continuité et la sécurisation des accompagnements.

L’objectif est d’apprendre à passer de la politique définie par la gouvernance à la vérification de sa mise en œuvre concrète sur le terrain.

Module 5 — Analyser les résultats et construire les actions d’amélioration

• Croiser les différentes informations recueillies.
• Analyser les éléments de preuve.
• Identifier les pratiques maîtrisées.
• Identifier les écarts et points de vigilance.
• Repérer les causes possibles des écarts.
• Formaliser les constats.
• Définir les actions correctives ou préventives.
• Prioriser les actions.
• Intégrer les résultats dans le plan d’actions qualité.
• Définir les modalités de suivi.

Exercice pratique : à partir d’un cas d’audit système, identifier les constats et proposer des actions d’amélioration.

Méthodes pédagogiques

La formation repose sur une pédagogie participative alternant :

• apports méthodologiques ;
• échanges et questions-réponses ;
• analyse des pratiques ;
• études de cas ;
• analyse de documents et d’éléments de preuve ;
• exercices de questionnement ;
• simulations d’entretiens avec la gouvernance et les professionnels ;
• mise en situation d’un audit système ;
• débriefing collectif.

Les exercices et situations proposés peuvent être adaptés au secteur d’activité et à l’organisation de l’établissement.

Modalités de suivi et d’évaluation

En début de formation

• Recueil des attentes des participants.
• Positionnement des connaissances initiales.
• Présentation des objectifs pédagogiques.

Pendant la formation

• Questions et exercices d’application.
• Études de cas.
• Analyse d’éléments de preuve.
• Simulation d’entretien avec la gouvernance.
• Simulation d’entretien avec les professionnels.
• Mise en situation d’un audit système.
• Débriefing collectif.

À l’issue de la formation

• Évaluation des acquis.
• Évaluation de l’atteinte des objectifs pédagogiques.
• Questionnaire de satisfaction.
• Remise d’une attestation de participation.

Une évaluation à distance peut également être proposée afin d’apprécier la mise en pratique des acquis.

Équipe pédagogique

La formation est animée par une intervenant spécialisé en qualité et gestion des risques, disposant d’une expérience de terrain dans les secteurs sanitaire et médico-social et dans l’accompagnement des ESSMS aux démarches d’évaluation et d’amélioration continue.

Accessibilité aux personnes en situation de handicap

Les participants ayant des besoins spécifiques sont invités à les signaler lors de la prise de contact afin d’étudier les adaptations pédagogiques, organisationnelles ou techniques pouvant être mises en place.

Besoin d’adapter cette formation à votre établissement ?

Le programme, les thématiques étudiées et les mises en situation peuvent être personnalisés en fonction de l’activité, de l’organisation et des besoins de votre ESSMS.

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